Introducción

PowerPoint es la herramienta que nos ofrece Microsoft Office para crear presentaciones. Las presentaciones son imprescindibles hoy en día ya que permiten comunicar información e ideas de forma visual y atractiva.

Algunos ejemplos de su aplicación práctica podrían ser:

• En la enseñanza, como apoyo al profesor para desarrollar un determinado tema.
• La exposición de los resultados de una investigación.
• Como apoyo visual en una reunión empresarial o conferencia.
• Presentar un nuevo producto.
• Y muchos más...

En definitiva, siempre que se quiera exponer información de forma visual y agradable para captar la atención del interlocutor.

Con PowerPoint, podemos crear presentaciones de forma fácil y rápida pero con gran calidad, ya que incorpora gran cantidad de herramientas que nos permiten personalizar hasta el último detalle. Podemos controlar el estilo de los textos y de los párrafos, insertar gráficos, dibujos, imágenes... También es posible insertar efectos animados, películas y sonidos. Asimismo, podremos revisar la ortografía de los textos e incluso insertar notas para que el locutor pueda tener pequeñas aclaraciones en su exposición, además de muchas otras posibilidades que veremos a lo largo del curso.

Para comenzar, veremos la forma de arrancar el programa y conoceremos su entorno y funcionamiento básico. Al final de este tema ya estarás en disposición de empezar a crear presentaciones.

1.2. Novedades de PowerPoint 2013

Esta versión de PowerPoint 2013 trae las siguientes novedades y mejoras.

- Guías dinámicas de alineación y diseño. Al arrastrar un elemento, ya sea un cuadro de texto, una imagen, un vídeo, etc; aparecen unas guías de color rojo que nos ayudarán a alinear el elemento con los demás de la diapositiva, consiguiendo así el diseño deseado de manera más rápida.

- Guardar los archivos en SkyDrive es más fácil que nunca. Al guardar los documentos en la nube podrás acceder a ellos desde prácticamente cualquier dispositivo conectado a internet. Además es muy sencillo compartir presentaciones en modo lectura o escritura.

- Con PowerPoint Web App sólo es necesario disponer de una cuenta de correo de Microsoft para acceder a una versión reducida de PowerPoint de forma gratuita. Podrás crear y modificar presentaciones de PowerPoint desde el navegador de cualquier equipo conectado a internet, sin necesidad de instalar la versión de escritorio de PowerPoint.

- Office Mobile. Desde Septiembre de 2013 está disponible la versión para teléfonos móviles de Office con sistemas Android e iOS (ya estaba para Windows Phone). Con Office Mobile se pueden crear y modificar documentos de Office en el móvil. Es gratuita para suscriptores de Office 365.

- Vista moderador mejorada. Ahora podrás trabajar con esta vista sin necesidad de tener que conectar dos pantallas. Además se ha añadido una funcionalidad que detecta la configuración del equipo, de manera que al conectar una segunda pantalla será asignada automáticamente para la presentación al público. Sin embargo, podremos seguir configurando manualmente la asignación de las pantallas.

- Formato panorámico. Se ha adaptado PowerPoint a las tendencias actuales proporcionando compatibilidad con la configuración 16:9. Por defecto, al abrir una nueva presentación en blanco, las diapositivas tendrán estas proporciones, aunque podremos modificarlas si lo deseamos. También se han agregado nuevos temas que utilizan esta configuración.

- Agregados nuevos formatos de vídeo y audio. Ahora podrás trabajar con algunos formatos que no eran compatibles con la versión anterior, tales como .mov con H.264 o .mp4 para el caso de los vídeos y AAC (codificación de audio avanzada) para el caso del audio .

- Tendremos la posibilidad de usar el cuentagotas para capturar el color exacto de un objeto.

- Mejoras en las trayectorias de animación. Al animar un objeto, aparecerá una segunda imagen que nos mostrará la posición de destino, así como una línea que dibujará la trayectoria recorrida.
 

1.3. Iniciar y cerrar PowerPoint

Vamos a ver las dos formas básicas de iniciar PowerPoint.

1) Desde el botón Inicio, situado normalmente en la esquina inferior izquierda de la pantalla. Al hacer clic en Inicio , iremos a una pantalla con un nuevo menú. Para poder encontrar la aplicación de PowerPoint deberemos pulsar el icono con forma de flecha hacia abajo , situado en la esquina inferior izquierda.

Una vez hecho esto, veremos una nueva pantalla: la de aplicaciones. En ella aparece un listado de todas las aplicaciones que tenemos instaladas en nuestro equipo. Si no nos aparece el icono de PowerPoint en pantalla, deberemos dejar el puntero del ratón en el lateral derecho de la pantalla, lo que provocará que se desplace el listado de aplicaciones. Una vez localizado el icono de Powerpoint acompañado del texto PowerPoint 2013, sólo deberemos pulsar en él para abrir una nueva presentación de PowerPoint.

2) Desde el icono de PowerPoint del escritorio haciendo doble clic sobre él.

Ten presente que no todos los equipos disponen de este icono de forma predeterminada. Si quieres crearlo, haz clic con el botón derecho del ratón sobre la opción Microsoft PowerPoint del menú inicio. Luego selecciona Enviar a > Escritorio (crear acceso directo).

Ahora que ya sabes cómo iniciar PowerPoint, ábrelo.

Para que te resulte más sencillo comprender la teoría, te recomendamos que a partir de este momento y durante el resto del curso tengas el programa abierto y vayas probando las distintas opciones, localizando las herramientas a la vez que sigues las explicaciones. Para ello obviamente deberás mantener visibles ambas ventanas, la de PowerPoint y la explicación del curso. Si no sabes cómo hacerlo, visita el básico siguiente.

 

Para cerrar PowerPoint 2013, puedes utilizar cualquiera de las siguientes operaciones:

- Hacer clic en el botón cerrar , este botón se encuentra situado en la parte superior derecha de la ventana de PowerPoint.

- También puedes pulsar la combinación de teclas ALT+F4, con esta combinación de teclas cerrarás la ventana que tengas activa en ese momento.

- Hacer clic sobre el menú y elegir la opción .

Si al cerrar no hemos guardado los cambios efectuados en la presentación, un mensaje nos preguntará si queremos guardarlos o no. Deberemos decidir y seleccionar la opción adecuada para que el programa prosiga con el cierre.
 

Elementos de la pantalla inicial

Al iniciar PowerPoint, aparece una pantalla inicial como la que te mostramos a continuación. Ahora conoceremos los nombres de los diferentes elementos de esta pantalla y así será más fácil entender el resto del curso.

La ventana se puede personalizar para cambiar las herramientas y botones que hay disponibles, de modo que debes tomar las imágenes del curso como un recurso orientativo, que puede no ser idéntico a lo que veas en tu pantalla.

Hemos incluido notas descriptivas de cada elemento. Es importante que te vayas familiarizando con los nombres de cada uno, para que sigas fácilmente las explicaciones, ya que se suelen utilizar estos términos.

Comentemos, a grandes rasgos, las características de cada elemento.

1. En la parte central de la ventana es donde visualizamos y creamos las diapositivas que formarán la presentación. Una diapositiva no es más que una de las muchas pantallas que forman parte de una presentación, es como una página de un libro.

2. El área de esquema muestra en miniatura las diapositivas que vamos creando referenciadas con su número. Al seleccionar una diapositiva en el área de esquema aparecerá inmediatamente la diapositiva en el área de trabajo central para poder modificarla.

3. La barra de herramientas de acceso rápido contiene, normalmente, las opciones que se utilizan más frecuentemente. Éstas son Guardar, Deshacer (para deshacer la última acción realizada), Rehacer (para recuperar la acción que hemos deshecho) y Presentación desde el principio (para comenzar con la presentación de diapositivas a pantalla completa). Es importante que utilices con soltura estas herramientas, ya que lo más frecuentente cuando trabajamos, pese a todo, es equivocarnos y salvaguardar nuestro trabajo.

Si quieres personalizar los botones que aparecen en la barra de acceso rápido, visita el siguiente avanzado donde se explica cómo hacerlo .

4. La barra de título contiene el nombre del documento abierto que se está visualizando, además del nombre del programa. La acompañan en la zona derecha los botones minimizar, maximizar/restaurar y cerrar, comunes en casi todas las ventanas del entorno Windows.

5. La cinta de opciones es el elemento más importante de todos, ya que se trata de una franja que contiene las herramientas y utilidades necesarias para realizar acciones en PowerPoint. Se organiza en pestañas que engloban categorías lógicas. La veremos en detalle más adelante.

6. Al modificar el zoom, podremos alejar o acercar el punto de vista, para apreciar en mayor detalle o ver una vista general de las diapositivas que se encuentran en el área de trabajo.
- Puedes pulsar directamente el valor porcentual (que, de entrada, será normalmente el tamaño real, 100%). Se abrirá una ventana donde ajustar el zoom deseado.
- O bien puedes deslizar el marcador hacia los botones - o + que hay justo al lado, arrastrándolo.

7. Con los botones de vistas podemos elegir el tipo de Vista que queremos utilizar según nos convenga. Por ejemplo, podemos tener una vista general de todas las diapositivas que tenemos, también podemos ejecutar la presentación para ver cómo queda, etc.

8. El Área de notas será donde añadiremos las anotaciones de apoyo para realizar la presentación. Para mostrarla, pulsaremos sobre el botón Notas .

Estas notas no se ven en la presentación pero, si así lo indicamos, podemos hacer que aparezcan al imprimir la presentación en papel.

9. La barra de estado muestra información del estado del documento, como el número de diapositivas, el tema empleado, o el idioma en que se está redactando.
 

La cinta de opciones

Hemos comentado que la cinta es la barra más importante de PowerPoint, ya que contiene todas las opciones que se pueden realizar. Veámosla con más detalle.

Las herramientas están organizadas de forma lógica en fichas (Inicio, Insertar, Vista...), que a su vez están divididas en grupos. Por ejemplo, en la imagen vemos la pestaña más utilizada, Inicio, que contiene los grupos Portapapeles, Diapositivas, Fuente, Párrafo, Dibujo y Edición. De esta forma, si queremos hacer referencia durante el curso a la opción Pegar, la nombraremos como Inicio > Portapapeles > Pegar.

Para situarte en una ficha diferente, simplemente haz clic en su correspondiente nombre de pestaña.

Algunos de los grupos de herramientas de la cinta disponen de un pequeño botón en su esquina inferior derecha. Este botón abre un panel o cuadro de diálogo con más opciones relacionadas con el grupo en cuestión. En la siguiente imagen, aparece resaltado el botón que abre el panel Portapapeles. En el grupo Fuente abriríamos el cuadro de diálogo Fuente, y así sucesivamente.

Las pestañas pueden estar disponibles o no. La cinta tiene un comportamiento "inteligente", que consiste en mostrar determinadas pestañas únicamente cuando son útiles, de forma que el usuario no se vea abrumado por una gran cantidad de opciones. Por ejemplo, la ficha Herramientas de dibujo no estará visible de entrada: únicamente se mostrará durante la edición de la diapositiva.

Esta función permite una mayor comodidad a la hora de trabajar, pero si en algún momento queremos ocultar o inhabilitar alguna ficha de forma manual, podremos hacerlo desde el menú Archivo > Opciones > Personalizar Cinta.

PowerPoint apuesta por dotar de accesibilidad al programa, pudiendo controlarlo por completo mediante el teclado.

Pulsando la tecla ALT entraremos en el modo de acceso por teclado. De esta forma, aparecerán pequeños recuadros junto a las pestañas y opciones indicando la tecla (o conjunto de teclas) que deberás pulsar para acceder a esa opción sin necesidad del ratón.

Las opciones no disponibles en el momento actual se muestran con números/letras semitransparentes.

Para salir del modo de acceso por teclado, vuelve a pulsar la tecla ALT.

Mostrar/Ocultar la cinta de opciones.

Si haces doble clic sobre cualquiera de las pestañas, la barra se ocultará, con el fin de disponer de más espacio de trabajo. Las opciones volverán a mostrarse en el momento en el que vuelvas a hacer clic en cualquier pestaña. También puedes ocultar la cinta desde el botón con forma de flecha, que encontrarás en la zona derecha superior o con la combinación de teclas CTRL+F1

Para volver a mostrarla, pulsa sobre el botón con forma de cuadrado que contiene una flecha y selecciona la opción Mostrar pestañas y comandos.

1.6. La ficha Archivo

La pestaña Archivo se encuentra destacada en color rojo, ¿por qué?

Porque, a diferencia del resto de pestañas, no contiene herramientas para la modificación y tratamiento del contenido del documento, sino más bien opciones referentes a la aplicación y al archivo resultante. Al situarnos en esta pestaña, se cubre el documento con un panel de opciones; es por ello que Microsoft ha llamado a esta vista la Vista Backstage.

De hecho, su estructura es algo distinta al resto de fichas, por lo que la comentaremos aparte. Observarás que sus opciones no se encuentran en una ficha como las que hemos visto, con agrupaciones. En su lugar, al pulsar sobre Archivo iremos a una nueva pantalla donde se nos mostrarán una serie de acciones a realizar.

Las opciones principales son las de Abrir, Nuevo, Guardar y Cerrar documentos. Las opciones Información, Imprimir, Compartir y Exportar las veremos más adelante.

Contiene dos tipos básicos de elementos:

- Comandos inmediatos.
Se ejecutan de forma inmediata al hacer clic sobre ellos, aunque también pueden mostrar un cuadro de diálogo que nos pide más información para realizar la acción.
Se reconocen porque al pasar el cursor sobre ellos se oscurece la sección del menú.
Algunos ejemplos son los comandos Guardar, Cerrar y Opciones.

- Opción que despliega una lista de opciones.
Al pasar el cursor sobre ellos, también se oscurece la sección del menú, aunque al pulsar sobre ellos no ejecutan ninguna acción de forma inmediata, sino que muestran un panel a la derecha con opciones adicionales. Al hacer dicho clic, quedan coloreados con un color más intenso, de forma que sepamos qué información se está mostrando en el panel situado justo a la derecha.
Algunos ejemplos son los comandos Abrir, Guardar como, Información, Reciente o Imprimir.

Para salir de la ficha Archivo, pulsa en la flecha para volver, situada en la esquina superior izquierda, o bien la tecla ESC.

A continuación, veremos dos formas de crear una nueva presentación: partiendo de una en blanco y partiendo de una plantilla.

Crear presentación en blanco.

Crear una presentación es tan sencillo como abrir PowerPoint. Por defecto, se muestra una presentación en blanco con la que podremos trabajar. Sin embargo, también podemos crearla de forma explícita si, por ejemplo, ya estamos trabajando con otra. Para ello haremos clic en Archivo > Nuevo. Pulsando sobre la opción Presentación en blanco, se nos abrirá una nueva ventana con un nuevo proyecto, en este caso, en blanco.

En las imágenes siguientes puedes ver el apartado Nuevo con las opciones descritas y el resultado final, es decir, la presentación en blanco.

En la primera diapositiva que se crea por defecto en las nuevas presentaciones dispondrás de dos cuadros: uno para el título y otro para el subtítulo. A partir de ahí, tendremos que añadir contenido o diapositivas nuevas y todo lo demás.

 

Crear presentación a partir de una plantilla.

Las plantillas son muy útiles porque generan una presentación base a partir de la cual es mucho más sencillo trabajar. Es decir, nos adelantan el trabajo.

Para utilizar plantillas, los pasos son muy similares a los que acabamos de ver. Hacemos clic en Archivo > Nuevo, pero esta vez seleccionamos una plantilla distinta a la de presentación en blanco de entre las que se nos ofrecen como alternativa. Aparecerá un listado con variaciones en distintos colores de la plantilla elegida, simplemente seleccionamos la más apropiada y pulsamos Crear.

Observa que aparece una vista previa de la plantilla seleccionada, que se corresponderá con la primera diapositiva, es decir, la "portada".

En nuestro caso, hemos elegido la plantilla Ion y éste es el resultado:

Esto es sólo el principio, un punto de partida. Al igual que en el caso de la presentación en blanco, posteriormente podremos ir añadiendo elementos y diapositivas.

 

El uso de las plantillas es sumamente práctico. Sin embargo, hay que tener en cuenta que las que vienen como ejemplo en la instalación son sólo unas pocas. Para conseguir más, deberemos descargarlas desde la página Office.com, donde podremos encontrar muchas y diversas plantillas gratuitas. Si dispones de conexión a internet, puedes hacerlo directamente desde PowerPoint.